سازمان‌ها و شركت‌هاي بزرگ اغلب امور دفتري و اداري زيادي دارند و براي انجام اين امور به استخدام كارمند اداري و منشي نياز پيدا مي‌كنند. مسئوليت اصلي كارمند اداري يا منشي، رسيدگي، هماهنگي و سازماندهي اين امور است تا همه‌چيز با نظم و سرعت پيش برود و ديگر كاركنان بتوانند با خيال راحت بر وظايف تخصصي خود تمركز داشته باشند.
با رشد روزافزون فناوري و ديجيتالي شدن بسياري از كارها، نياز به كارمندان اداري نيز به مروز زمان كاهش خواهد داشت با اين حال، هنوز، به ويژه در كشورهاي جهان سوم مثل ايران كه كاغذبازي و بروكراسي اداري هنوز با خدمات ديجيتال جايگزين نشده، نياز به استخدام كارمند اداري و منشي تقاضاي زيادي دارد.
در اين مقاله جاب ويژن قصد داريم در مورد شرايط، تحصيلات و مهارتهاي مورد نياز براي استخدام كارمند اداري صحبت كنيم و بازار كار و دورنماي شغلي اين موقعيت كاري را با يكديگر بررسي كنيم.
مدارك دانشگاهي مورد نياز براي موفقيت در شغل كارمند اداري
به طور كلي، موقعيت‌هاي شغلي منشي و كارمند اداري به تحصيلات بالايي نياز ندارد و هر كارجويي بدون تحصيلات دانشگاهي و تنها با يك مدرك ديپلم، به شرط آشنايي با روندهاي سازماني، مي‌تواند براي فرصت‌هاي شغلي منشي يا كارمند اداري رزومه ارسال كند.
با اين وجود، اكثر كارفرمايان در استخدام كارمند اداري، داشتن حداقل مدرك ليسانس در رشته‌هاي مرتبط علوم انساني مانند مديريت، كسب و كار، حقوق و … را جزء شروط الزامي استخدام در نظر مي‌گيرند. پيشرفت در اين شغل، وابستگي چنداني به تحصيلات ندارد و صرفا براساس تجربه و مهارتهاي مورد نياز است.
بازار كار استخدام كارمند اداري در كدام حوزه‌ها رونق بيشتري دارد؟
به طور كلي، هر سازمان و شركتي با هر زمينه فعاليت، براي انجام امور دفتري روزانه، به استخدام و جذب كارمندان اداري نياز پيدا خواهد كرد. با اين حال، به طور كلي مي‌توان گفت كه سازمان‌هاي زير به دليل اندازه و نوع فعاليت، نياز بيشتري به منشي و كارمند اداري دارند:
- شركت‌هاي ارائه دهنده خدمات عمومي
- شركت‌هاي بزرگ
- بيمارستان‌ها
- شركت‌هاي ارائه دهنده خدمات حقوقي و مالي
- سازمان‌هاي عمومي مثل خيريه‌ها
- دانشگاه‌ها و آموزشگاه‌هاي بزرگ
- سازمان‌هاي داراي تشكيلات بزرگ و گسترده كه حجم بالاي مكاتبات اداري دارند
موقعيت شغلي كارمند اداري و منشيگري به چه مهارت‌ها و ويژگي‌هاي فردي نياز دارد؟
كارمندان اداري براي انجام امور دفتري نيازمند مهارتهاي تخصصي بالايي نيستند؛ اما لازم است مهارتهاي فردي خاصي داشته باشند تا به خوبي از پس وظايف شغلي اداري بربيايند. به طور كلي، واحدهاي منابع انساني سازمان‌ها در جلسه مصاحبه براي استخدام كارمند اداري، توجه زيادي به مهارتهاي فردي زير دارند:
- توانايي پذيرش و درك دستورالعمل‌هاي داده شده
- قابل اطمينان بودن و صداقت
- مهارتهاي مديريت پروژه
- مهارتهاي كلامي و ارتباطي قوي
- پاسخگويي مناسب به تماس‌هاي تلفني
- توانايي كار تيمي
- توانايي در مديريت فشار و اولويت‌بندي كارها و حجم كاري
- مهارت در ارائه گزارش و توجه به جزئيات
- توانايي برنامه‌ريزي و زمانبندي كارها
البته در برخي سطوح شغليِ اداري، علاوه بر مهارتهاي نرمي كه در بالا به آن‌ها اشاره كرديم، به مهارتهاي سخت و تخصصي هم نياز است.
آشنايي با طرز كار مجموعه آفيس، توانايي كار با نرم‌افزارهاي حسابرداري و نرم‌افزارهاي آماري از جمله اين مهارت‌ها هستند. البته گاهي تسلط به زبان انگليسي يا يك زبان خارجي ديگر نيز باعث افزايش فرصت‌هاي شغلي كارمند اداري و منشي براي كارجويان مي‌شود.
شرايط كاري كارمندان اداري در سازمان‌ها و شركت‌ها
حجم كاري كارمند اداري يا منشي به اندازه سازمان و نوع فعاليت آن بستگي دارد و در هر شركت و كسب و كاري ممكن است متفاوت باشد. بعضي از سازمان‌هاي متوسط كه در حال رشد و پيشرفت هستند معمولا حجم كاري زيادي براي كارمندان اداري دارند. زيرا درآمد اين سازمان‌ها براي به‌خدمت‌گيري تعداد زيادي كارمند اداري، چندان بالا نيست و يك نفر بايد تمام امور را انجام بدهد. با اين حال، ميزان درامد اين كارمندان از منشي‌ها كه معمولا حجم و ساعات اداري كمتري دارند، بالاتر است.
در سازمان‌هاي بزرگتر، سلسله‌مراتب و بروكراسي اداري كاملا مشخص شده و هر بخش، تعدادي كارمند اداري دارد كه وظايف به طور مناسبي بين آن‌ها تقسيم شده است. همچنين، بعضي از جايگاه‌هاي شغلي در اين سازمان‌ها كه مكاتبات زيادي دارند، داراي منشي اختصاصي هستند.
كارمند اداري چه وظايف و مسئوليت‌هايي را بر عهده مي‌گيرد؟
كارمندان اداري هم مثل ساير مشاغل در سازمان‌هاي بزرگ داراي سطوح شغلي مختلفي هستند كه وظايف و مسئوليت‌هاي آن‌ها با هم تفاوت دارد و شرح وظايف كارمند اداري تا حد زيادي به زمينه فعاليت و اندازه سازمان بستگي دارد. با اين حال، به طور كلي شرح وظايف و مسئوليت‌هاي كارمندان اداري در اغلب سازمان‌ها به شرح زير است:
- هماهنگي قرارهاي ملاقات
- آماده‌سازي صورت‌هاي مالي
- سفارش و نگهداري از تجهيزات مورد نياز در بخش اداري سازمان
- هماهنگي سفرهاي كاري و ديگر ارتباط خارجي پرسنل سازمان
- رزرو اتاق‌هاي جلسات و كنفرانس
- رسيدگي به امور بانكي مثل باز كردن حساب‌هاي بانكي
- همكاري با ديگر پرسنل براي عقد قراردادهاي خارج سازماني
- پاسخگويي به تماس‌هاي تلفني و ايميل
- كپي و پرينت از اسناد مختلف
- تطبيق يا مغايرت‌گيري حساب‌ها با پيروي از يك برنامه‌ريزي زماني
مسئوليت‌هايي كه در بالا ذكر شد، جزء وظايف كلي و عمومي كارمندان اداري هستند؛ اما بعضي از كارمندان اداري، بسته به بخش يا سازماني كه در آن كار مي‌كنند، وظايف ديگري نيز ممكن است داشته باشند كه عبارتند از:
- جذب، آموزش و نظارت بر كار پرسنل تازه‌كار
- تحليل داده‌هاي آماري
- استفاده از سيستم‌هاي مديريت محتوا (CMS) براي قراردادن محتوا و به روزرساني آن در وبسايت سازمان و كار با پايگاه‌هاي داده داخلي سازمان
- مديريت بودجه و تنخواه
- استفاده از نرم‌افزارهاي مختلف مثل مايكروسافت آفيس براي مديريت داده‌ها و توليد اسناد
- هماهنگي رويدادهاي درون سازماني
جمع بندي
صرف نظر از اندازه و حوزه فعاليت، هر شركت، سازمان و كسب‌وكاري، براي پيشبرد سريع و منظم كارهاي دفتري و اداري، نيازمند استخدام كارمند اداري و منشي است. وظايف اصلي كارمندان اداري و منشي‌ها انجام امور دفتري و كاغذبازي‌هاي روزانه سازمان است. بنابراين، ديگر كاركنان كه وظايف تخصصي‌تري را به عهده دارند، مي‌توانند تمامي زمان، انرژي و تمركزشان را روي كار اصلي خود قرار دهند.
شغل كارمند اداري و همين طور منشي گري به تحصيلات دانشگاهي خاصي نياز ندارد و با داشتن مدرك ليسانس در هر رشته‌اي مي‌توانيد فعاليت خود را شروع كنيد. با اين حال، تجربه و كسب مهارتهاي لازم، حرف اول را در پيشرفت به عنوان كارمند اداري مي‌زند. با توجه به روند فزاينده ديجيتالي شدن بسياري از فرآيندها در سازمان‌ها، نياز به استخدام كارمند اداري، روز‌به‌روز كاهش پيدا مي‌كند. بنابراين، كسب مهارتهاي تخصصي براي حفظ فرصت‌هاي شغلي براي كارمندان اداري، ضروري به نظر مي‌رسد.
- سه شنبه ۲۶ اسفند ۹۹ | ۱۶:۲۵
- ۲۴ بازديد
- ۰ نظر